数据分析绝技大放送 EXCEL(20)

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本文针对对象：

经常进行相同格式的数据分析，每次只是变换一下数据。

比如：

7月份：

今年土豆喜获丰收，实现收入12,000万元，同比增加4,300万元，增加56%,其中：

因销量增加30万吨,增加收入：(100- 70)×110.00=3,300万元；

因售价增加10.00元/吨,增加收入：100 ×（120.00-110.00）= 1,000万元。

8月份：

今年土豆喜获丰收，实现收入26,000万元，同比增加16,800万元，增加183%,其中：

因销量增加120万吨,增加收入：(200- 80)×115.00=13,800万元；

因售价增加15.00元/吨,增加收入：200 ×（130.00-115.00）= 3,000万元。

对于财务人员来说，这种情况比较多，但很多人都是每次在word文档中直接修改数据，这种重复劳动非常繁琐，又容易出错，为了方便大家，今天将超级方便的技巧和盘托出：

一、粘贴法

假如你要每天报告猪肉的价格变化情况： 

    那么，先在A1单元格中输入10，在B1单元格中输入：="今天猪肉"& A1  "元/斤"，这样就生成分析文本了：

    将B1单元格的内容，粘贴到word文档中。

以后改变A1单元格中的数值，B1中的分析内容也会跟着变。

当然这个分析过于简单，实际生活中肯定要比这种情况复杂：

比如： 

  那么，要在A1单元格中输入6，A2单元格中输入8，A3单元格中输入 =A1-A2

  B1单元格中输入： 

="今天猪肉"& A1& "元/斤，比昨天" &IF(A3>=0,"上升","下降") & ABS(A3)& "元/斤"

粘贴法灵活方便，非常实用，能大幅度重复劳动，现对这种方法进行总结：

1、这种方法先在EXCEL中生成分析文本，然后粘贴到Word中；

2、&字符：  是生成分析文本的关键，起到连接字符串的作用，前后可以没有空格。

3、如果要先对数据进行判断，则要使用if函数

4、如果要取绝对值，则要使用ABS函数

5、如果需要规范日期、数值的格式，则要用Text函数

（如果不用text对格式进行调整，那么分析结果会非常零乱）

如下图：

      6、如果分析文本主要中间换行，则需要使用函数char(10)，注意：需要将该单元格设置为自动换行。如图：

      现在，现在再回到本文开头时的例子，对本方法进行演示：

  第一步：基础数据准备

在A1：G4区域内输入以下内容：
      第二步：分析文本设置：

在A5单元格内输入：

="    今年土豆喜获丰收，实现收入"&TEXT(B4,"#0,00")&"万元，同比"& E4 &TEXT(D4,"#0,00")&"万元，增加"&TEXT(F4,"00%")&",其中："&  CHAR(10) &"因销量" & E2 &TEXT(D2,"#")&"万吨,增加收入：(" & B2&"- " & C2 &")×"&  TEXT(C3,"#.00")&"="&TEXT(G2,"#0,00")&"万元；"&  CHAR(10)&"因售价"& E3 &TEXT(D3,"#.00")&"元/吨,增加收入：" & B2&" ×（"&  TEXT(B3,"#.00") & "-"&  TEXT(C3,"#.00")& "）="&TEXT(G3,"#0,00")&"万元。"

（3）将A5：G7区域进行合并，并设置成左对齐，自动换行。

这样，7月份的分析的内容就生成了：

      虽然A5单元格的分析文本设置时非常复杂，但一旦设置成功，下月只要修改B2、C2、B3、C3这几个简单的数据，分析就大功告成，所谓磨刀不误砍柴工，而且一旦熟练了，这样的设置也是非常简单的。

第三步：进行复制、粘贴

单击A5单元格，复制；切换到word文档，粘贴，大功告成。

粘贴到word文档中的效果图：

  二、链接法

  上面介绍的粘贴法简单方便，我非常喜欢这种方法，也一直在使用。

但这种方法也有个不足之处，就是excel文档中的基础数据变了，Word文档中的数据不会自动更新，还需要手工再次粘贴一次，而且粘贴过来还要进行格式调整：改变字体，将表格转换成文本等等，有没有一次设置，自动更新的好办法呢，当然有，那就是链接法：

  第一步：基础数据准备（同上）

  第二步：分析文本设置（同上）

  第三步：进行复制、粘贴

单击A5单元格，复制；切换到word文档，==〉前半部分同上；

在word文档中，点击编辑菜单，点击选择性粘贴：

在“选择性粘贴”窗口，选择：粘贴链接，无格式文本,如图：

粘贴后效果图：

（已经经过简单排版）

      将这个word文档保存后，下次再打开时，如果Excel基础数据已经变化，则系统会提示更新：

      点击“是”，数据就自动更新了。

      这种方法比第一种方法更加智能，更加自动化，有的朋友比较喜欢这种方法。

但这种方法也有不足之处：

      1、这种文档自己看还可以，发给别人时，别人由于没有基础数据，会弹出无法找到数据源的对话框，会让接收人感觉到你发的东西好像有问题，不专业。

      2、有些分析文档是每月一次，单独保存，就某篇文档而言，并不需要更新数据。

为了弥补这个缺憾，下面就隆重推荐本人的独家秘籍：

三、模板法

使用此法，可以自动生成整个分析文档，详情请见：https://www.ahzll.top/HELP/PAGE/blog_5488e3a901008bqv.html 

这种方法，对生成整篇分析文档特别方便，但对于只是生成文档中的某些段落则不够方便。   

综上所述:

粘贴法小巧方便，适用范围最广，我的最爱；

链接法自动更新，不需要重复排版；

模板法一气呵成，自动化程度高，但不够灵活。